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减小Word文档的文件大小

作者:  发布时间:2015-09-19  点击量:1901

利用Word生成的文档,每页在20KB左右,但看到用记事本生成的文档,相同的内容只有1KB左右,能让Word也减减肥吗?其实我们可以采用一些行之有效的方法来减小Word文档的文件大小,别着急,镇江商务办公全能培训接下来就教你几招。
  1.取消快速保存
  当文件打开时,使用快速保存比使用完全保存需要更多的空间。可以在工具选项命令中选择保存选项卡,取消允许快速保存复选框即可。
  2.文件另存
  Word在保存DOC文件时,只把后来修改的信息存入,这样即使你删除了文件中的部分内容也会使文件越来越大,如果我们使用另存为命令来保存文件,Word则会重新整理并存盘,如此一来,就可以有效地减小Word文件的容量。
  3.谨慎嵌入字体
  Word有嵌入字体技术,能够将一篇文章所包含的字体结合成一个文件,以便文件在另一台计算机上能正确地显示,这无疑会使文件的体积大大地增加。要不嵌入TrueType字体,可以单击工具选项命令,再选择保存选项卡,然后取消嵌入TrueType字体复选框,可以减小Word文档的容量。
  如果因为在其他机器上演示文档需要嵌入字体,一定记住只嵌入所需字体。即一定要勾选只嵌入所用字符复选框,这样你的文件中既有所需的字体,又可以减小文档的容量。
  4.只创建一个版本
  Word的版本功能可以让你的文件生成多个版本,以方便不同的Word来读取,但这样却会使文件增大,单击文件保存命令,可以查看是否有其他版本的存在,如果有则取消,这样会使文件容量大大地减小。
  5.页面设置
  在保存文件前,单击文件页面设置,打开页面设置对话框,任意单击其中的纸张大小页边距等,而其中的内容可以不改动,确定后再保存,就会发现文件容量也减小了。
  6. 选择性粘贴
  在往Word文档中添加图片时,先用工具软件打开图片再进行复制和粘贴操作,这样操作的结果会增加文档容量的大小,原来,当采用粘贴命令时,文档中增加的内容除了我们所需要的图片本身,还有许多与图片和软件有关的信息,并且Word还自动在图片和原来软件中创建了链接。而选用选择性粘贴图片,则只往文档中添加图片本身,大大减少文件规模。

 

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